Реестр Минтруда: как массово подавать сведения об обученных и автоматически формировать протокол

При подаче сведений об обученных сотрудниках в реестр Минтруда многие работодатели сталкиваются с тем, что невозможно самостоятельно сформировать XML-файл, подходящий для портала. В помощь работодателям EcoStandard group создала бесплатный цифровой сервис, который переведет ваш Excel-файл в XML, который можно загрузить в реестр. В статье разбираем, как он работает.

Кому нужно регистрироваться в реестре

Работодатель, который обучает работников по охране труда силами внутренней комиссии, а не учебного центра, согласно разделу XI постановления Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 “О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда” (далее - Постановление) должен:

• проинформировать Минтруд об этом намерении – для этого он регистрируется в реестре ИП и юрлиц, осуществляющих деятельность по обучению работников вопросам охраны труда;

• передать в Министерство сведения об обученных внутренней комиссией – для этого передаются данные в реестр обученных по охране труда лиц.

О том, как зарегистрироваться в реестре и передать сведения об обученных, рассказали в гайде.

Цифровой помощник для массовой подачи сведений об обученных в виде XML-файла

Согласно алгоритму, приведенному в гайде, подать сведения об обученных сотрудниках можно одним из двух способов (раздел “Внесение сведений об обученных сотрудниках):

• добавление записи вручную путем заполнения специальной формы в реестре – форма для каждого сотрудника будет заполняться отдельно, что грозит большими временными затратами;

• массовое добавление “ожидающей записи” путем импорта целевого XML-файла – с помощью этого способа можно не вносить каждого обученного сотрудника отдельно, а отправить список обученных, что позволяет в разы сэкономить время на передачу сведений.

Тем не менее, на сегодняшний день у работодателей нет возможности самостоятельно вручную создать XML-файл, который подходит для портала. Соответственно, нет возможности массовой загрузки данных о сотрудниках, прошедших проверку знаний по охране труда.

Чтобы решить эту проблему, разработчики EcoStandard group создали бесплатный цифровой помощник по массовой подаче сведений об обученных сотрудниках. Сервис поможет сгенерировать XML-файл, подходящий для загрузки в реестр. Рассказываем, как с ним работать.

1. Скачайте шаблон Excel-файла и на его примере подготовьте файл с данными об обученных в вашей организации согласно п. 118 Постановления: наименование программы обучения, ID программы в реестре, ФИО, СНИЛС и должность сотрудника, дата в удостоверении и номер протокола. Эти данные и будут передаваться в реестр. При заполнении файла важно строго соблюдать формат данных, в противном случае реестр Минтруда не примет файл:

  - СНИЛС обязательно поле и должно быть строго в формате ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ (например 123-345-342 32)
  - Даты должны быть строго в формате ДД.ММ.ГГГГ (например 10.03.2023)
  - Названия программ и их идентификаторы в реестре должны строго соответствовать списку, приведенному ниже.

ИД	Название программы в реестре
1	Оказание первой помощи пострадавшим
2	Использование (применение) средств индивидуальной защиты
3	Общие вопросы охраны труда и функционирования системы управления охраной труда
4	Безопасные методы и приемы выполнения работ при воздействии вредных и (или) опасных производственных факторов, источников опасности, идентифицированных в рамках специальной оценки условий труда и оценки профессиональных рисков
5	Безопасные методы и приемы выполнения работ повышенной опасности, к которым предъявляются дополнительные требования в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими государственные нормативные требования охраны труда
6	Безопасные методы и приемы выполнения земляных работ
7	Безопасные методы и приемы выполнения ремонтных, монтажных и демонтажных работ зданий и сооружений
8	Безопасные методы и приемы выполнения работ при размещении, монтаже, техническом обслуживании и ремонте технологического оборудования (включая технологическое оборудование)
9	Безопасные методы и приемы выполнения работ на высоте
10	Безопасные методы и приемы выполнения пожароопасных работ
11	Безопасные методы и приемы выполнения работ в ограниченных и замкнутых пространствах (ОЗП)
12	Безопасные методы и приемы выполнения строительных работ, в том числе: - окрасочные работы - электросварочные и газосварочные работы
13	Безопасные методы и приемы выполнения работ, связанных с опасностью воздействия сильнодействующих и ядовитых веществ
14	Безопасные методы и приемы выполнения газоопасных работ
15	Безопасные методы и приемы выполнения огневых работ
16	Безопасные методы и приемы выполнения работ, связанные с эксплуатацией подъемных сооружений
17	Безопасные методы и приемы выполнения работ, связанные с эксплуатацией тепловых энергоустановок
18	Безопасные методы и приемы выполнения работ в электроустановках
19	Безопасные методы и приемы выполнения работ, связанные с эксплуатацией сосудов, работающих под избыточным давлением
20	Безопасные методы и приемы обращения с животными
21	Безопасные методы и приемы при выполнении водолазных работ
22	Безопасные методы и приемы работ по поиску, идентификации, обезвреживанию и уничтожению взрывоопасных предметов
23	Безопасные методы и приемы работ в непосредственной близости от полотна или проезжей части эксплуатируемых автомобильных и железных дорог
24	Безопасные методы и приемы работ, на участках с патогенным заражением почвы
25	Безопасные методы и приемы работ по валке леса в особо опасных условиях
26	Безопасные методы и приемы работ по перемещению тяжеловесных и крупногабаритных грузов при отсутствии машин соответствующей грузоподъемности и разборке покосившихся и опасных (неправильно уложенных) штабелей круглых лесоматериалов
27	Безопасные методы и приемы работ с радиоактивными веществами и источниками ионизирующих излучений
28	Безопасные методы и приемы работ с ручным инструментом, в том числе с пиротехническим
29	Безопасные методы и приемы работ в театрах

2.  На странице цифрового помощника заполните информацию о вашей организации (наименование юрлица и ИНН) и, если требуется данные об учебном центре и нажмите “далее”.

3. В открывшемся окне заполните информацию о себе и оставьте свои контактные данные для отправки готового XML-файла. Вставьте заполненный ранее Excel-файл с данными ваших сотрудников и нажмите “отправить”.

4. Ожидайте получения файла на электронную почту.

Что делать после загрузки данных в реестр

После передачи данных об обученных сотрудниках в реестр им будут присвоены индивидуальные номера, которые должны быть занесены в протоколы обучения каждого сотрудника. Из реестра можно выгрузить Excel-файл с номерами – прикладываем пример того, как он будет выглядеть.

Полученный Excel-файл может содержать много записей с номерами, и потребуется довольно много времени для занесения их в протоколы. Для экономии времени советуем использовать программу для массовой загрузки номеров из реестра в протоколы, работающую на базе Ecostandard.soft. Программа определяет протокол проверки знаний по номеру и автоматически присваивает ему индивидуальный номер, полученный из реестра. В результате получается такой протокол проверки знаний. Также программа помогает определить, у каких протоколов в системе еще нет индивидуальных номеров из реестра – соответственно, данные о каких сотрудниках нужно внести в реестр.