Для основных настроек организации, в системе есть инструмент «Настройка организации» - общая таблица, где настраивается какой должности какие инструктажи предусмотрены, кто инструктирует – и так далее по всем основным направлениям деятельности в охране труда. С помощью данного инструмента настраивается и создаются документы на сотрудников (не локальные акты и приказы, а конкретные документы на каждого сотрудника)
Настройки организации работают как в разрезе штатной расстановки, так и в разрезе времени – система хранит информацию в какую дату какие были настройки и формирует документы учитывая это.
Отображение штатной структуры в Настройках организации, работа с штатной структурой.
В системе подразумевается двухуровневая структура. Первый уровень – это подразделения. Названия подразделений указываются почти во всех документах по охране труда. На примере они выделены красным. Второй уровень – подотделы. Они на примере выделены зелёным.
Вы можете проводить настройки как отдельно для каждой должности, так и в целом по Подразделению или Подотделу или по всей организации.
Если вы поставите галочку напротив названия Подразделения – настройки распределятся на все должности в подразделении.
При этом, если в дальнейшем у вас появится новая должность в данном подразделении – на неё автоматически распространятся все настройки подразделения.
Аналогично, если вы поставите галочку напротив названия Подотдела настройки распределятся на все должности в Подотделе
При этом, если в дальнейшем у вас появится новая должность в данном Подотделе – на неё автоматически распространятся все настройки подразделения.
Если вам не нужно, что бы на новую должность в Подразделении распространялись настройки всего подразделения – вам нужно выделить галочками по отдельности все должности.
Настройки и время. Хранение настроек в разрезе времени, смена настроек в разный период, отображение актуальной штатной структуры
Все настройки не имеют смысла, если не указан период, когда они действуют. Работа в разрезе времени является отличительной чертой сервиса EcoStandard.soft. В верхней части таблицы указана дата (см. на красную стрелку). Это дата, с которой начинают действовать настройки. Они действуют до тех пор, пока вы не внесёте изменения в настройки. Грубо говоря – это начало периода.
ОЧЕНЬ ВАЖНО! Перед тем, как делать настройки – выставите нужную дату! По умолчанию в этом поле указана Контрольная дата или (если актуально) последняя дата, на которую проводились настройки.
Настройки можно менять точечно, по каждой должности.
Например, начиная с 1 марта всем должностям указан инструктирующий Иванов. А с 15 марта вам нужно одной должности (например Токаря) поменять инструктирующего на Петрова. Вы выставляете дату 15 марта и делаете настройку только на этого Токаря. Все документы на Токарей с 15 марта будут формироваться с Петровым. А если вам надо будет сделать что-то задним числом, то документы до 15 марта автоматически сформируются с Ивановым
Поставив галочку в окошке «Показывать штатное расписание актуально выбранной дате» вы сможете увидеть штатную структуру, актуальную выставленной дате. Будут показаны должности и подразделения, на которых есть работающие сотрудники. Это может быть актуально в случае, когда у вас произошло сокращение (или переименование) должностей, на них не работают сотрудники. Что бы эти строки вам не мешали – их можно скрыть.